1. Wie is verantwoordelijk?
Bending The Rules B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor Planning Agent. Wij zijn gevestigd aan Reduitlaan 33, unit 3.14, 4814 DC Breda en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73231924. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via info@bendingtherules.nl.
2. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van de gebruikte functies verwerkt Planning Agent:
- Google-accountgegevens: naam, primair e-mailadres en basisprofiel;
- agenda-informatie: agendanamen, toegangsrol en technische agenda-identificatoren;
- afspraakgegevens: titel, datum en tijd, locatie, beschrijving, deelnemers, herhaling en status;
- OAuth-tokens waarmee de geautoriseerde verbinding met Google in stand wordt gehouden;
- planningsvoorkeuren, suggesties, reisblokken, taken en handelingen in de applicatie;
- assistentberichten, samengevatte werkcontext en metadata van geüploade bestanden;
- optionele WhatsApp-planningssignalen wanneer daarvoor een afzonderlijke koppeling is ingericht;
- technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, foutdiagnose en synchronisatie.
Planning Agent vraagt en verwerkt geen Gmail-berichten via de Google OAuth-koppeling.
3. Waarom gebruiken we deze gegevens?
Wij verwerken gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
- het koppelen en herkennen van de door de gebruiker gekozen Google-accounts en agenda's;
- het tonen en synchroniseren van afspraken en beschikbaarheid;
- het signaleren van conflicten en het maken van planning-, reis- en weersafhankelijke voorstellen;
- het uitvoeren van expliciete opdrachten en ingeschakelde automatiseringen om agenda-afspraken te lezen, maken, wijzigen of verwijderen;
- het beantwoorden van vragen via de persoonlijke assistent;
- het beveiligen, onderhouden en verbeteren van de werking en betrouwbaarheid van de applicatie.
De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de gevraagde dienst, toestemming voor de Google- koppeling en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang om de applicatie veilig en betrouwbaar te laten functioneren. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.
4. Gebruik van Google-gegevens
Planning Agent gebruikt Google-gebruikersgegevens alleen om de hierboven beschreven, zichtbare functionaliteit aan de gebruiker te leveren. Wij verkopen Google-gebruikersgegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en verstrekken ze niet aan derden voor onafhankelijke doeleinden.
Ons gebruik en onze overdracht van informatie ontvangen via Google API's voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
5. AI en dienstverleners
Wanneer AI-deling expliciet is ingeschakeld, kan Planning Agent een begrensde selectie van relevante agendagegevens, planningcontext, assistentberichten en door de gebruiker aangeleverde bestanden naar OpenAI sturen om een antwoord of voorstel te genereren. Alleen gegevens die voor de betreffende taak nodig zijn, worden meegestuurd. Ruwe bestandsbytes worden niet blijvend in de lokale database van Planning Agent opgeslagen; bestandsmetadata en afgeleide werkcontext kunnen daar wel worden bewaard.
Daarnaast verwerkt Google gegevens als leverancier van Google Account en Google Agenda. Deze dienstverleners verwerken gegevens volgens hun eigen voorwaarden en de afspraken die op hun diensten van toepassing zijn. Er worden geen gegevens verkocht.
6. Opslag en bewaartermijnen
Planning Agent bewaart operationele gegevens in een afgeschermde SQLite-database op de server waarop de applicatie draait. Daaronder vallen OAuth-tokens, configuratie, agenda-cache, planningstatus, assistentgeschiedenis en technische auditinformatie. Toegang is beperkt tot bevoegde beheerders en de applicatie zelf.
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de werking, beveiliging en controleerbaarheid van de dienst. Agenda-cache wordt periodiek vernieuwd of vervangen. Assistentgeschiedenis blijft bewaard totdat deze vanuit de applicatie wordt gewist of om verwijdering wordt gevraagd. OAuth-gegevens worden verwijderd wanneer de koppeling definitief wordt verwijderd of wanneer verwijdering wordt aangevraagd.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en misbruik. OAuth-geheimen en tokens worden server-side verwerkt en niet in de browsercode opgenomen. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; bij een relevant datalek handelen wij volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
8. Toegang intrekken en gegevens verwijderen
Je kunt de toegang van Planning Agent tot je Google-account op ieder moment beheren of intrekken via Google Account-koppelingen. Na intrekking kan Planning Agent geen nieuwe Google-gegevens meer ophalen of afspraken beheren.
Intrekking bij Google verwijdert niet automatisch alle reeds lokaal opgeslagen gegevens. Wis de assistentgeschiedenis in de applicatie en neem voor volledige inzage of verwijdering contact op via info@bendingtherules.nl.
9. Jouw privacyrechten
Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of eerder gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@bendingtherules.nl. Wij kunnen vragen om je identiteit te verifiëren voordat we een verzoek uitvoeren.
Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer de werking van Planning Agent of de toepasselijke regels wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers via de applicatie of een ander passend kanaal.